【テンプレート付】誰でもできる業務改善の進め方｜“小さな気づき”を成果に変える思考術

「日々の業務、もっと効率的にできるはずなのに…」「業務改善を進めてください、と言われても、何から手をつけていいか分からない…」

そんな風に感じて、行動できずにいませんか？

「業務改善」と聞くと、大掛かりなシステム導入や、特別なスキルが必要な難しいことのように思えるかもしれません。しかし、その本質は非常にシンプルです。それは、日々の仕事に隠れている「小さな違和感」に気づき、それを解決するための「ちょっとした工夫」を提案することに他なりません。

この記事では、特別な権限やスキルがなくても、現場の担当者であるあなたが一歩を踏み出せるように、業務改善の具体的な進め方を3つのステップで解説します。

改善は、一部の特別な人が行うものではありません。現場のあなたが持つ「気づき」こそが、チームを、そして会社を動かす最も価値ある資産なのです。

この記事のポイント

業務に潜む「改善の種」を見つける3つの視点がわかる
コピペで使える、1枚で伝わる「改善提案書」の型が手に入る
小さな提案を、組織の成果に繋げるためのコツがわかる

改善の神は細部に宿る｜日常業務に隠れた「ムダ」を発見する3つの視点
【コピーOK】1枚で伝わる「業務改善提案書」超シンプルテンプレート
小さな提案を「組織の成果」に繋げるための3つのコツ

改善の神は細部に宿る｜日常業務に隠れた「ムダ」を発見する3つの視点

業務改善の出発点は、日々の仕事に対する「なぜ？」という小さな疑問を持つことです。あなたの周りにある「当たり前」を、以下の3つの視点で観察してみてください。そこには、改善のヒントが必ず隠されています。

視点1：「なぜ、これを“繰り返し”ているんだろう？」

毎日、毎週のように、同じ手順で行っている作業はありませんか？

具体例：
- 定型文を何度も手入力しているメール作成
- 複数のExcelファイル間での、決まったパターンのコピー＆ペースト
- ダウンロードしたファイルの名称変更とフォルダ移動

こうした単純な繰り返し作業は、RPAツールやExcel関数などで自動化できる可能性が高い、「改善の宝庫」です。

視点2：「なぜ、ここで“時間がかかって”いるんだろう？」

業務の流れの中で、いつも決まって手が止まったり、時間がかかったりする「ボトルネック」はありませんか？

具体例：
- 上司の承認待ち、確認待ちで作業がストップする時間
- 必要なファイルがどこにあるか分からず、探しまわる時間
- 紙の書類を探し出し、スキャンしてメールに添付する手間

この「待ち時間」や「探し時間」こそが、業務全体のスピードを低下させている最大の原因です。

視点3：「なぜ、この“やり方”なんだろう？」

「昔からこうだから」という理由だけで、非効率な手順がそのままになっていませんか？

具体例：
- 同じ内容を、紙の台帳とExcelの両方に二重で入力している
- メールで済むはずの簡単な確認を、わざわざ会議で行っている
- 担当者しか分からない、属人化した複雑な業務フロー

こうした慣習は、少しやり方を変えるだけで、劇的に効率化できる可能性があります。

【学びを深めるヒント】 この「なぜ？」を繰り返して問題の根本原因を探る思考法は、トヨタ生産方式から生まれた「なぜなぜ分析」として知られています。この考え方は、あらゆる業務改善の基礎となるため、興味のある方はぜひ調べてみてください。
参考：なぜなぜ分析とは？やり方から注意点まですべて解説 – Miro

【コピーOK】1枚で伝わる「業務改善提案書」超シンプルテンプレート

改善の種を見つけたら、次はそのアイデアを「見える化」します。長々とした報告書は必要ありません。以下の3つの項目を埋めるだけで、誰にでも伝わる、説得力のある提案書が完成します。

【超シンプル改善提案 3点セット】

【現状の課題】What’s the Problem?
- 今のやり方： （例：各部署からの備品発注依頼を、担当者がメールで受け付けている）
- 起きている問題： （例：メールの見落としや返信漏れが発生。依頼者からの催促も多く、対応に時間がかかっている）
【改善案】How to Solve?
- 解決策： （例：誰でも回答できるGoogleフォームを作成し、発注依頼を一元管理する）
- 具体的な手順： （例：フォームの回答は、自動でスプレッドシートに記録されるように設定する）
【期待される効果】What’s the Benefit?
- 改善後の未来： （例：メール対応の時間がゼロになり、発注漏れがなくなる。スプレッドシートを見れば、誰でもリアルタイムで状況を把握できる）