なぜか仕事が速い人の“段取り術”｜いつもギリギリで慌てる自分を卒業する3つの習慣

納期には、なんとか間に合わせている。でも、いつも最後の数時間は、心臓がバクバクするほどの全力疾走…。

「もっと余裕を持って仕事を進められるはずなのに」「なぜ、自分はいつもギリギリになってしまうんだろう…」

もし、あなたがそんな「頑張っているのに報われない」という感覚を抱えているなら、その原因は、あなたの能力ややる気の問題ではありません。それは、仕事の「始め方」、つまり“段取り”に課題が隠れているサインなのです。

この記事は、「すぐ取り掛かること」が正義だと思い込んでいる、真面目なあなたのための処方箋です。

この記事のポイント

なぜあなたの仕事はいつも“ギリギリ”なのか？「すぐ始める人」が陥る3つの罠

「仕事は、早く取り掛かるに越したことはない」──本当にそうでしょうか？実は、計画なく「すぐ始める」ことこそが、あなたの仕事を遅らせ、心を疲弊させる最大の原因なのです。

作業を始めてから、「あれ、あのファイルどこだっけ？」「〇〇さんからもらったメールが見つからない…」と、PCの中を探し回る。この「探し物」の時間こそ、段取り不足が招く最大の無駄です。集中力は途切れ、貴重なエネルギーが浪費されていきます。

全体像を把握しないまま部分的に作業を進めるため、「あ、こっちの作業を先にやるべきだった」「指示の解釈が違った」といった「手戻り」が発生します。やり直しは、単に時間が倍かかるだけでなく、「またやり直しか…」という精神的なダメージも大きいのです。

「次は何をすべきだっけ？」「この手順で合ってるかな？」と、常に考えながら、迷いながら作業を進める状態。これは、アクセルとブレーキを同時に踏んでいるようなものです。スピードが上がらないのは当然と言えるでしょう。

「段取り」とは、これらの罠を回避するために、未来を予測し、障害物を取り除いておく「仕事の地ならし」なのです。

では、仕事が速い人は、作業を始める前に一体何をしているのでしょうか。その思考プロセスを、「料理」に例えて、3つの具体的なテクニックとしてご紹介します。

優れた料理人が、まず完成した料理の味や見た目をイメージするように、仕事ができる人も、まずその仕事の「ゴール」を明確に定義します。

自問するポイント：
- 「この仕事は、誰に、何を、どういう状態で渡せば『完了』となるのか？」
- 「相手が最も喜ぶ（評価する）アウトプットの形はなんだろうか？」（例：「部長が会議でそのまま使えるように、要点をまとめたサマリーも付けよう」）

次に、「カレーを作る」という漠然としたタスクを、「①玉ねぎを刻む ②肉を炒める…」と分解するように、あなたの仕事を具体的な「動詞」のステップに書き出していきます。

NG例： 月次報告書作成
OK例（レシピ化）：
1. 各部署から売上データを収集する
2. Excelでデータを集計し、グラフを作成する
3. PowerPointにグラフを貼り付け、考察を記述する
4. 〇〇課長にドラフト版の確認を依頼する

レシピが決まったら、調理を始める前に、必要な食材や調理器具をすべてキッチンカウンターに揃えますよね。仕事も全く同じです。

揃えるべき「材料」の例：
- 参照すべき過去のファイル
- 必要なデータや情報
- 関係者の連絡先や確認事項 作業を始める前に、必要なものがすべて手元にある状態を作り出すことで、「探し物」や「確認待ち」の時間を完全にゼロにすることができます。

この「段取り思考」を、特別なことではなく、あなたの日常の「当たり前」にするための、具体的なヒントと学びの道筋をご紹介します。

一日の中で、段取り力を鍛える最も効果的な時間は、「今日の仕事の終わり」です。

やるべきこと：
- 明日やるべき最も重要な仕事を1つだけ決める。
- その仕事の「レシピ（手順）」と「材料（必要なファイルなど）」だけを、メモに書き出しておく。
効果： これだけで、翌朝のあなたは「今日、何から始めよう…」と迷うことなく、最高のスタートダッシュを切ることができます。この「未来の自分への、小さな思いやり」が、段取りを習慣化する最大のコツです。