【一回で伝わる】仕事の「伝え方」基本ルール｜“言ったつもり”のミスがなくなる思考術

「先日、メールでお伝えしたはずなのですが…」 「え、それは聞いていないです」

職場で、こんな気まずいやり取りを経験したことはありませんか？ 自分ではきちんと伝えた「つもり」でも、相手には全く伝わっていなかった。仕事のトラブルや人間関係のギクシャクは、こうしたコミュニケーションの「すれ違い」から生まれることが、実は非常に多いのです。

この記事は、「ちゃんと伝えているはずなのに、なぜかうまくいかない」と悩む、あなたのための教科書です。

「伝え方」は、センスや性格の問題ではありません。

相手の頭の中を想像し、誤解なく情報を届けるための、明確な「技術」なのです。

なぜあなたの話は伝わらない？「言ったはず」が生まれる、脳の“恐ろしいクセ”

「伝え方」の技術を学ぶ前に、まず「なぜ、そもそもコミュニケーションはすれ違うのか」という根本原因を知る必要があります。それは、人間の脳が持つ、3つの厄介な「クセ」が原因です。

1. 知識の呪い：「言わなくてもわかるはず」という思い込み

あなたにとっての「常識」や「当たり前」は、相手にとっては全くの「初耳」かもしれません。自分が知っていることを、相手も当然知っているはずだと思い込んでしまう。この「知識の呪い」が、説明不足の最大の原因です。

2. 情報の洪水：「全部重要」に聞こえて、何も頭に残らない

伝えたいことが多いあまり、背景から何からすべてを話してしまうと、相手の脳は情報処理の限界を迎え、パンクしてしまいます。結果、「たくさん話を聞いたけど、結局何が重要だったのか分からない」という状態に陥るのです。

3. ネガティブバイアス：「伝え方」が悪いと、内容まで否定的に聞こえる

どんなに正しい内容でも、「なんだか責められているような言い方だ」と相手が感じてしまえば、その瞬間に心を閉ざしてしまいます。人は「何を言われたか」よりも「どう言われたか」で、受け取り方を大きく変えてしまうのです。

これらの「脳のクセ」があるからこそ、私たちは意識して「伝え方の技術」を使わなければ、相手に正しく情報を届けることはできないのです。

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【保存版】“一回で伝わる人”が必ず守っている「伝え方の黄金公式」

では、どうすれば確実に伝わるのでしょうか。ビジネスコミュニケーションには、世界中の「できる人」が実践している、シンプルで強力な「型」があります。それが、以下の4ステップで構成される**「黄金公式（PREP法）」**です。

公式1：【P】Point（結論）から話す

まず、話の「着地点」を最初に示します。

• セリフ例：
  • 「結論から申し上げますと、A案の方向で進めたいと考えております」
  • 「〇〇の件ですが、緊急のご相談が1点ございます」

最初に結論を伝えることで、相手は「今から何についての話が始まるのか」を理解し、聞く準備ができます。

公式2：【R】Reason（理由）を添える

次に、なぜその結論に至ったのか、その「理由」や「背景」を簡潔に説明します。

• セリフ例：
  • 「と申しますのも、先方の予算と納期を考慮すると、A案が最も現実的だからです」
  • 「本日15時までに、〇〇部長の承認が必要なためです」

理由がわかることで、相手は結論に対する納得感を深めることができます。

公式3：【E】Example（具体例）でイメージさせる

必要に応じて、具体的な事例やデータを提示し、話の解像度を上げます。

• セリフ例：
  • 「具体的には、A案であれば、B案に比べてコストを20%削減できます」
  • 「添付の資料のP.5に、その詳細なデータがございます」

具体例は、相手との認識のズレを防ぎ、話の信頼性を高めます。

公式4：【P】Point（結論・依頼）で締める

最後に、もう一度結論を繰り返し、相手に何をしてほしいのか「具体的な行動」を明確に伝えます。

• セリフ例：
  • 「つきましては、A案の方向で進めさせていただきたく、ご承認いただけますでしょうか」
  • 「お忙しいところ恐縮ですが、15時までにこちらの内容をご確認いただけますでしょうか」

この「結論→理由→具体例→結論・依頼」という流れを意識するだけで、あなたの話は驚くほど分かりやすく、論理的になります。

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【シーン別】明日から使える「伝え方」実践トレーニング

この「黄金公式」を、日常のビジネスシーンでどう使えばいいのか、具体的に見ていきましょう。

シーン1：メールで「確認」をお願いする場合

件名：【ご確認依頼】〇〇プロジェクト定例会の日程調整について（〇〇部 田中）

関係者各位

お疲れ様です。田中です。

【結論】
来週の〇〇プロジェクト定例会の日程を、以下の候補日時で調整させていただけますでしょうか。

【背景・理由】
A社への提案日が確定したため、その前に関係者全員での最終打ち合わせが必要となりました。

【具体的な候補日時】
1. 6月17日(月) 13:00-14:00
2. 6月18日(火) 15:00-16:00
3. 6月19日(水) 11:00-12:00

【お願い】
大変お手数ですが、明日6月13日(金)の17時までに、ご都合の悪い時間帯をこのメールにご返信いただけますと幸いです。

以上、よろしくお願いいたします。

シーン2：口頭で上司に「悪い報告」をする場合

「申し訳ございません。緊急のご報告が1点ございます。（結論）
先ほど、A社様より、納品した製品に不備があったとご連絡が入りました。（理由）
具体的には、製品の〇〇という部分に傷があったとのことです。（具体例）
つきましては、今後の対応について至急ご相談させていただきたく、5分ほどお時間をいただけないでしょうか。（依頼）」

さらに学びを深めるために

今回ご紹介したPREP法は、「ロジカル・シンキング（論理的思考）」と呼ばれる、ビジネスにおける問題解決やコミュニケーションの基礎となる思考法の一つです。

自分の考えを整理し、相手に分かりやすく伝える技術は、あらゆる仕事で役立つ一生モノのスキルです。

まとめ｜「伝え方」は、あなたを守る“お守り”

「言った・言わない」の不毛な争い。「なんで伝わらないんだ」というストレス。 その多くは、「伝え方」の技術を知るだけで、未然に防ぐことができます。

丁寧で分かりやすい伝え方は、ミスを減らし、仕事を円滑に進めるだけでなく、「この人は信頼できる」という、あなた自身の評価を静かに、しかし着実に高めてくれます。

まずは、明日送るメール1通の件名と書き出しを、「結論」から始めてみませんか？ その小さな意識が、あなたのコミュニケーションを、そして働き方そのものを変える、大きな一歩になるはずです。

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