【読まれる議事録の書き方】“ただの記録”で終わらせない3つの鉄則とテンプレート

一生懸命、聞き逃さないようにメモを取り、会議の後に時間をかけてまとめた議事録。それなのに──。「あの件、どうなったんだっけ？」と、後日あっさり聞かれてしまう。誰も読んでいないのでは、と感じる虚しさ。

もし、あなたがそんな経験をしているなら、それはあなたの努力が足りないからではありません。原因は、議事録を「書くこと」が目的になってしまっていることにあります。

この記事は、「読まれない議事録」から卒業し、あなたの議事録を**「会議後のチームを動かす、最強のナビゲーションツール」**へと進化させるための、実践的なガイドです。

この記事のポイント

なぜあなたの議事録は“スルー”される？「ただの記録」で終わる3つの致命的な過ち

まず、なぜ多くの議事録が読まれずに終わるのか、その理由を知ることから始めましょう。読まれない議事録には、3つの共通した「過ち」があります。

会議中の発言を、時系列で丁寧に書き起こしている。一見、完璧な記録に見えます。

しかし、忙しい読み手は「で、結局、何が決まったの？」という結論を探して、長文を読む気にはなれません。過程ではなく、結論が知りたいのです。

議論の内容がまとめられていても、「誰が」「何を」「いつまでに」やるのかが書かれていなければ、会議はただの「意見交換会」で終わってしまいます。

読んでも「なるほど」で終わってしまい、次のアクションに繋がりません。

会議では、本筋から脱線した雑談や、一部の人にしか関係のない詳細なやり取りも発生します。それら全てを律儀に記録してしまうと、読み手は「自分には関係ない情報だ」と感じた瞬間に、読むのをやめてしまいます。

読まれる議事録とは、「過去の会話の再現」ではなく、「未来の行動のための要約」なのです。

では、どうすれば「読まれ、行動に繋がる議事録」が書けるのでしょうか。以下のフォーマットと、3つの鉄則を意識するだけで、あなたの議事録は劇的に変わります。

会議名： 〇〇プロジェクト定例会議 日時： 2025年6月24日(火) 14:00～15:00 場所： 第3会議室 出席者： 佐藤、田中、伊藤、吉田

1. この会議の決定事項

2. 次のアクション（ToDoリスト）

3. 議論の要点（サマリー）

（議題1：〇〇について）
- A案のメリットであるコスト面が評価された。
- ただし、B案の持つリスク回避の視点も重要であるため、A案の進行にあたり〇〇の点に留意が必要。
（議題2：△△について）
- （ここに議論の要点を簡潔に記載）

このフォーマットを支えるのが、以下の3つの鉄則です。

忙しい人は、冒頭の「決定事項」と「ToDo」しか読まない、という前提で書きましょう。議事録の最初に、最も重要な「会議の成果」を箇条書きで配置することで、読み手は30秒で全体像を把握できます。

すべての「やること（ToDo）」は、必ずこの3要素をセットで記述します。「検討する」「頑張る」といった曖昧な言葉はNGです。責任の所在と期限を明確にすることで、会議は初めて具体的な行動へと変わります。

「（事実）〇〇という決定がなされた」と、「（個人の意見/補足）この点については、△△のリスクも指摘された」のように、客観的な決定事項と、議論の中で出た個人の意見やニュアンスを区別して書くことで、記録の正確性と信頼性が高まります。

「質の高い議事録を、いかに負担なく作成するか」も重要なテーマです。ここでは、そのための具体的な準備とツールをご紹介します。

真っ白なページから議事録を書き始めるのは非効率です。会議の前に配布される「アジェンダ（議題リスト）」をコピーし、それを議事録の「見出し」として事前に準備しておきましょう。当日は、その見出しの下に「決定事項」や「ToDo」を書き込んでいくだけで、骨子が完成します。

優秀な書記ほど、一言一句を追いかけません。彼らは、会話の流れの中で「これは決定事項だな」「これは次のToDoだな」という、重要なキーワードだけを狙ってメモしています。すべてを記録しようとすると、かえって要点を聞き逃してしまいます。

現代では、あなたの議事録作成を強力にサポートしてくれるツールがあります。

自動文字起こしツール：Notta など
- 会議の音声をAIがリアルタイムでテキスト化してくれます。これにより、「聞き逃したかも…」という不安から解放され、あなたは議論の要点を整理することに集中できます。
情報共有ツール（外部リンク）
- 議事録は、作成して終わりではなく、チームの共有資産として育てていくことが理想です。Notionのようなツールを使えば、議事録の中にタスクリストを作成したり、関連資料へのリンクを埋め込んだり、ひとつのページであらゆる情報を一元管理できます。
参考リンク： Notion テンプレートギャラリー（会議議事録）