「ファイルが見つからない」をゼロにする、フォルダ・ファイル命名の黄金ルール

「あのファイル、どこに保存したっけ…？」
「“最終版”って名前のファイルが5つあるけど、どれが本当の最終版…？」

もし、あなたがこのセリフを1日に一度でも口にするなら、要注意です。ある試算では、ビジネスパーソンは年間で100時間以上もの時間を、「探し物」に費やしているとも言われています。

あなたの貴重な時間と給料が、ただ「探す」という、何も生み出さない行為に溶けているとしたら、これほどもったいないことはありません。

しかし、これはあなたの性格や能力の問題ではありません。原因はただ一つ、ファイルやフォルダに名前をつける際の「共通言語」としてのルールがないからです。

この記事は、「ファイル探し地獄」から抜け出すための、極めてシンプルで、誰でも今日から実践できる命名の「型」をご紹介します。

この記事のポイント

そのフォルダ名、あなた以外に読めますか？“ファイル探し地獄”が生まれる瞬間

ファイル管理がうまくいかない職場には、共通する光景があります。それは、全員が「その場しのぎ」でファイルやフォルダを作成・保存していることです。

ファイル名が「気分」で付けられている
- NG例：
  資料.docx
  A社見積（修正版）.xlsx
  FIX.pptx
- これでは、数日後の自分ですら、中身を思い出すことはできません。
フォルダ名が「抽象的」すぎる
- NG例： 資料 その他 とりあえず
- 中に何が入っているか全く想像できず、一つひとつ開いて確認するしかありません。これではフォルダの意味がありません。
バージョンが「不明」になっている
- NG例：
  提案書_最終.pptx
  提案書_FIX版.pptx
  提案書_ver2.pptx
- どれが本当に最新なのか、作成者本人に聞かなければ分からず、確認のコミュニケーションコストが発生します。

ファイルやフォルダの名前は、未来の自分や同僚への「道しるべ」です。その道しるべが暗号では、誰も目的地にたどり着くことはできないのです。

ここでは、どんな業務にも応用できる、最強の命名規則の「型」をご紹介します。このテンプレートさえ守れば、あなたのファイル管理は劇的に改善します。

【最強の命名テンプレート】 [日付]_[カテゴリ]_[案件名や内容]_[vバージョン]

ファイル名の冒頭に日付を入れるだけで、PCは自動でファイルを時系列に並び替えてくれます。

ポイント：
- 20250624 のように「年(4桁)月(2桁)日(2桁)」で入力するのが鉄則です。「250624」や「2025.6.24」では、正しく並び替えられないため注意しましょう。
例： 20250624_議事録_A社定例会_v1.0.docx

ファイルの種類を、【】を使ってファイル名の先頭、または日付の直後に入れることで、視認性が飛躍的に向上します。

ファイルの中身が具体的にわかる名前をつけます。これは、後から検索機能で探す際の「キーワード」になります。

「最新」「最終版」「FIX」といった曖昧な言葉は、誤送信や手戻りの元凶です。バージョンは、小数点を使ってルール化しましょう。

完璧なルールを作っても、チームで使われなければ意味がありません。ここでは、作ったルールを定着させ、継続していくための具体的な方法をご紹介します。

これが、チーム運用を成功させる最も簡単で効果的な方法です。

やり方：
1. チームの共有フォルダの一番上に、00_共有ルール という名前のフォルダを作成します。（00_と付けることで、常に一番上に表示されます）
2. その中に、今回決めた「フォルダ構成図」や「ファイル命名規則」をまとめた、たった1枚のPowerPointやスライド資料を入れておきます。
効果：
- 新しいメンバーが入った時や、誰かがルールを忘れた時に、「まず、00番のフォルダを見てください」と言うだけで、すべての情報伝達が完了します。
- この「いつでも参照できる場所がある」という安心感が、ルールをチームの「文化」へと育てていきます。