【書類整理】“捨てていい書類”の判断基準｜後悔しないための見極めガイド

「この書類、いつか使うかもしれないし、一応とっておこう…」

その“なんとなく”の保管が、あなたのデスクの引き出しやキャビネットを、開けるのも億劫な「開かずの書庫」に変えてしまっていませんか？

「捨てた後に『あれ、必要だったのに！』と怒られたらどうしよう…」その不安、痛いほどよく分かります。

しかし、書類を捨てられない本当の理由は、あなたの性格や能力の問題ではありません。それは、「捨てる・残す」を判断するための、明確な「モノサシ（基準）」がない、ただそれだけなのです。

この記事では、あなたのその不安を解消し、自信を持って書類の断捨離を進めるための、具体的な判断基準と考え方を3つのステップで解説します。

この記事のポイント

なぜあなたの引き出しは“開かずの書庫”になる？書類を捨てられない本当の理由

まず、なぜ私たちは書類を捨てられないのでしょうか。その心理的なブレーキの正体を知ることから始めましょう。

「捨てた直後に、その書類が必要になったらどうしよう」という、万が一の事態への恐怖。これが、捨てる決断を鈍らせる最大の原因です。特に、真面目で責任感の強い人ほど、この傾向が強くなります。

「何を残し、何を捨てるべきか」という明確なルールが、あなた自身にも、チームにも存在しない。そのため、すべての判断を個人で背負わなければならず、「念のため保管」という最も安全（しかし非効率）な選択肢に流れがちです。

契約書や請求書など、法律で保管期間が定められている書類があることを知らず、すべての書類を同等に「重要なもの」として扱ってしまっている。

これらの不安や混乱は、明確な「判断基準」を持つことで、すべて解消できます。あなたはもう、一人で悩む必要はありません。

目の前にある書類を手に取って、以下の質問に順番に答えていってください。それだけで、その書類の行き先は自ずと決まります。

まず、法律や会社の規定で「絶対に捨ててはいけない書類」かどうかを確認します。

YES → 迷わず【永久・長期保管箱】へ
- 対象書類の例： 契約書、定款、登記関係書類、決算書類、税務申告書、給与台帳など。
- ポイント： これらの書類は、会社の根幹に関わる非常に重要なものです。保管年限や方法については、必ず総務・経理・法務部門に確認しましょう。

参考情報：主要な書類の法定保存期間 企業の帳簿書類は、法人税法や会社法などで、それぞれ保存期間が厳密に定められています。例えば、多くの会計帳簿や取引に関する書類は「7年間」の保存が義務付けられています。
参考リンク：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

法律上の義務はなくても、今後の仕事で参照したり、証拠として役立ったりする書類かどうかを判断します。

YES → 【一時保管箱】へ（※必ず廃棄予定日を明記）
- 対象書類の例： 現在進行中のプロジェクト資料、頻繁に参照する業務マニュアル、未解決の問い合わせに関する記録など。
- ポイント： 最も重要なのは、「いつまで保管するか」という期限を決めることです。付箋に「2025年末に見直し」などと廃棄予定日を明記して貼り、期限が来たら再度見直すルールにしましょう。
NO → 次の質問3へ進む

最後に、それがなくても業務に支障がなく、かつ既にデータとしてクラウドやサーバーに保存されているかを確認します。

YES → 迷わず【今すぐシュレッダー箱】へ！
- 対象書類の例： 自分用の作業メモ、会議で配布されただけのアジェンダ、Webでいつでも見れる資料の印刷物、重複して印刷してしまったコピーなど。
- ポイント： 最も量が多く、デスクを圧迫しているのがこの領域の書類です。 「いつか見るかも」は、99%見ません。「データがあるから大丈夫」と、自信を持って手放しましょう。