【初心者向け】RPAとは？事務職のExcel作業を自動化する無料ツールと始め方

「毎週繰り返される、この単純作業…もっと楽にならないかな？」「RPA（アールピーエー）」という言葉を聞いたことはあるけれど、「自分には関係ない専門家の話だ」と、諦めていませんか？

もし、あなたがそう思っているなら、非常にもったいないかもしれません。

なぜなら、近年のRPAはプログラミング知識が一切不要で、事務職であるあなたのパソコン作業を、まるごと真似して代行してくれる「小さな分身ロボット」のような存在になっているからです。

この記事では、「RPAは難しそう」という先入観を覆し、無料で使えるツールを使って、あなたの仕事を今日から少しだけ楽にするための具体的な方法を、3つのステップで解説します。

「自分の仕事は、自分で楽にする」。そんな新しい働き方を、今日から始めてみませんか？

この記事のポイント

RPAとは？難しい専門用語を“事務職の言葉”で解説します

RPA（Robotic Process Automation）を難しく考える必要はありません。一言でいえば、「パソコン上で行う、単純な繰り返し作業を代行してくれるソフトウェア」のことです。

多くの方が知っている「マクロ」と比較すると、その違いがよくわかります。

つまり、RPAは「パソコン操作そのものを自動化する、マクロの超進化版」と考えると、非常にイメージしやすくなります。

以下のような、「ルールが決まっている繰り返し作業」は、RPAの得意分野です。あなたの仕事にも、思い当たるものはありませんか？

こうした「1つ1つは簡単だけど、積み重なると大きな負担になる作業」こそ、RPAがあなたの代わりに正確かつ高速に実行してくれます。

RPAを導入すると、実際の業務がどのように変わるのでしょうか。ここでは、多くの事務職の方が共感できる2つの改善事例をご紹介します。

【Before】コピー＆ペーストの地獄… 毎日、各拠点からメールで送られてくる10個のExcel日報ファイル。一つひとつファイルを開き、必要なデータをマスターシートに手作業でコピー＆ペースト。すべて終えるのに、毎日90分かかっていた。
【After】RPAロボットが全自動で集計！ 「指定フォルダ内のExcelファイルをすべて開き、特定のセルの値をマスターシートに転記し、PDFで保存する」というロボットを作成。ボタンをワンクリックするだけで、わずか5分で作業が完了。単純作業と確認のストレスから解放された。

【Before】送信忘れで催促されることも… 毎週金曜の夕方に、チームメンバーへ「週報提出のお願い」メールを送るのがBさんの役割。しかし、他の業務に追われてうっかり送信を忘れ、上司から指摘されることもあった。
【After】決まった時間にロボットが自動送信！ 「毎週金曜日の16時に、決まった宛先へ、決まった件名と本文のメールを自動で送信する」というロボットを作成。Bさんが何もしなくても、ロボットが確実にリマインドメールを送ってくれるようになり、送信忘れの心配が完全にゼロになった。

「自分にもできそう」と感じていただけたでしょうか。最後に、具体的な始め方をご紹介します。数あるRPAツールの中でも、初心者が最初に試すべきは、Microsoft純正の無料ツール「Power Automate Desktop (PAD)」一択です。

無料： Windows 10/11ユーザーなら、誰でも追加費用なしで利用できます。
安心： Microsoft製なので、セキュリティ面でも安心です。
簡単： プログラミング知識は不要。「このファイルを開く」「この文字をコピーする」といった命令ブロックを、パズルのように組み合わせるだけでロボットを作成できます。

いきなり複雑な作業を自動化しようとすると挫折します。まずは、成功体験を得るために、絶対に失敗しない、簡単な2ステップのロボットを作ってみましょう。

【目的】 毎週月曜の朝に、必ず開く「業務フォルダ」と「タスク管理Excel」を、ワンクリックで開くロボットを作る。
【作成手順】
① Power Automate Desktopを起動する。
② 「フォルダー内のファイルを取得」アクションを追加し、あなたの「業務フォルダ」を指定する。
③ 「Excelの起動」アクションを追加し、あなたの「タスク管理Excel」を指定する。
④ 保存して、実行ボタンを押す。

これだけで、あなたの最初の「分身ロボット」が完成です。この小さな成功体験こそが、「あの作業も自動化できるかも？」という、次の改善意欲に繋がります。

RPAは、あなたの仕事を奪うものではありません。むしろ、あなたがやるべきではない「単純作業」からあなたを解放し、より創造的で付加価値の高い仕事に集中させてくれる、最も頼もしい味方なのです。