「この作業、今日中に終わらせないと…」と思っていた矢先に、上司から「ごめん、これ急ぎでお願い！」という一言。 「“臨機応変に”って言われても、もうキャパオーバー…」
そんな「急な仕事」や「割り込みタスク」に、あなたの貴重な時間と精神がすり減らされていませんか？
もし、あなたが日々の業務に追われ、常にスケジュールがギリギリだと感じているなら、その原因は『仕事の「受け皿」となる“バッファ（余裕時間）”』を設計していないからかもしれません。
この記事では、突発的な業務に振り回されないための「バッファ時間」という考え方と、誰でも今日から実践できる具体的な作り方・管理法を、3つのステップで解説します。
- なぜあなたのスケジュールがいつも崩れるのか、本当の原因がわかる
- 突発的な仕事に慌てなくなる「バッファ時間」の作り方が身につく
- 心の余裕が生まれ、周囲からの信頼も高まる働き方を手に入れる
バッファは「サボり時間」ではありません。あなたの仕事の質と心の平穏を守るための、最も重要な「戦略的余白」なのです。
なぜあなたの予定はいつも崩れる？「急な仕事」に振り回される根本原因
スケジュールを完璧に立てても、その通りに進まないのが仕事の常です。それにも関わらず、多くの人が「予定を詰め込みすぎること」で、自らパフォーマンスを低下させています。
バッファがないと起こる3つの悲劇
- 1つの遅れが全体を破壊する： スケジュールに余白がないと、たった1つの急な依頼や会議の延長が、その日以降のすべての予定をドミノ倒しのように崩壊させます。
- 仕事の質が低下する： 「早く終わらせないと」という焦りが、本来の作業への集中力を奪い、ケアレスミスや手戻りの原因となります。結果的に、さらに多くの時間を失う悪循環に陥ります。
- 精神的に疲弊する： 常に時間に追われる感覚は、「また割り込み仕事が来るかもしれない」という不安やストレスを生み出し、仕事へのモチベーションそのものを削いでしまいます。
「急な仕事」は、あなたの職場からなくなることはありません。だからこそ、「突発的な事態は起こるもの」を前提として、あらかじめスケジュールに「余白」を組み込んでおく発想の転換が必要不可欠なのです。
【実践】今日からできる「バッファ時間」の作り方と具体的なスケジュール術
バッファの作り方は、決して難しくありません。以下の3つの原則を意識して、あなたのスケジュールに「戦略的余白」を組み込んでみましょう。
原則1：「8割ルール」で計画を立てる
まず、1日のスケジュールを「全力で100%」埋めるのをやめましょう。1日の実働時間のうち、実際に予定を入れるのは8割までと決めます。例えば、8時間勤務なら、タスクに割り当てる時間は合計で6.5時間程度に抑えます。残りの2割が、あなたを守るバッファとなります。
原則2：「タイムブロック」でバッファを死守する
確保したバッファ時間を、他の予定と同じようにカレンダーに「予定」として登録してしまいます。これが「タイムブロック」です。
- 具体的な設定例：
- 午前のバッファ（30分）： 比較的落ち着いている10:30〜11:00など。
- 午後のバッファ（30分）： 疲れが出始め、急な依頼が増えやすい15:00〜15:30など。
このように「バッファ」という名前の予定で時間をブロックすることで、「ここは何も入れない時間だ」と自分も周囲も認識でき、他の予定で埋められてしまうのを防ぎます。
【バッファ込みのスケジュールモデル】
| 時間 | 内容 | 種別 |
|---|---|---|
| 9:00〜9:30 | メールチェック・タスク整理 | 始業準備 |
| 9:30〜10:30 | 資料作成A | 集中業務 |
| 10:30〜11:00 | バッファ時間① | （突発対応・遅延回復・休憩） |
| 11:00〜12:00 | 経費精算・データ入力 | 定型業務 |
| 13:00〜14:30 | チーム定例会議 | コミュニケーション |
| 14:30〜15:00 | バッファ時間② | （議事録作成・再調整） |
| 15:00〜16:30 | 資料作成B | 集中業務 |
| 16:30〜17:00 | 明日の準備・日報作成 | 締め業務 |
バッファを守り、信頼に変えるための3つのマインドセット
バッファを作っても、すぐに他の作業で埋めてしまっては意味がありません。ここでは、バッファをうまく運用し、あなたの評価に繋げるための考え方をご紹介します。
1. 「何もない時間」は、計画通りの「成功」と捉える
バッファ時間に突発的な仕事が入らず、手が空いたとしても、それは「サボっている」わけではありません。むしろ、予定通りに仕事が進んだ証拠であり、あなたの計画が「成功」している状態です。
- ✅ 空いた時間は、未来のための「攻めの時間」 空いたからといって、焦って別の仕事を入れる必要はありません。普段なかなかできない、以下のような「緊急ではないが重要なこと」に使いましょう。
- 業務マニュアルの更新や改善案の検討
- 溜まっている情報のインプットや勉強
- 次の仕事の段取りや準備
2. すべての「急ぎ」を鵜呑みにしない
「急ぎで！」と依頼された仕事が、本当に今日中に対応すべき「重要」な仕事とは限りません。依頼された瞬間に作業を中断する前に、一呼吸おくクセをつけましょう。
- ✅ 「緊急度」と「重要度」で仕分ける 依頼されたら、まず自分の中で冷静に問いかけます。
- 「これは本当に“今日”対応しないと、誰かが困るか？」
- 「明日以降の対応では、本当にダメなのか？」
- 「自分の今の作業を中断してまで、優先すべきことか？」
3. 「見える化」があなたへの信頼を築く
あなたのスケジュールに存在する「余白」は、周りから見れば「信頼」の証に変わります。大切なのは、そのバッファを自分の中だけでなく、周囲にも「見える化」しておくことです。
- ✅ バッファは「計画性」という無言のメッセージ Googleカレンダーなどの共有ツールに「バッファ」や「集中時間」といった予定を入れておきましょう。
- 周囲への効果：「〇〇さんは今集中しているから、後で声をかけよう」「この時間は突発対応用の時間なのだな」と、配慮が生まれやすくなります。
- 評価への効果：「あの人は計画的に、突発事項まで考慮して仕事を進めている」という評価に繋がり、「任せても安心な人」という信頼を築きます。
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